Kun monien käyttäjien on syötettävä tietoja jaettuun Google-taulukkoon, se voi usein aiheuttaa sekaannusta. Tässä avattavat luettelot voivat olla suureksi avuksi.
Jos et halua joukkuetovereiden kirjoittavan satunnaisia merkintöjä, tekevän kirjoitusvirheitä tai sotkevan kaavaa, voit vahvistaa heidän syötönsä luomalla avattavan luettelon, josta he voivat valita.
Tässä artikkelissa näytämme sinulle kaiken, mitä sinun tulee tietää tästä hyödyllisestä ja aikaa säästävästä ominaisuudesta.
Tietojen vahvistuksen käyttäminen avattavan luettelon lisäämiseen Google Sheets -soluun
Kun olet avannut käsittelemäsi taulukon, avattavan luettelon lisääminen on helppoa:
- Valitse solu, johon haluat lisätä avattavan luettelon.
- Napsauta solua hiiren kakkospainikkeella.
- Napsauta "Tiedon vahvistus"> "Ehdot".
- Valitse "Tuoteluettelo" tai "Luettelo valikoimasta" - kumpi sopii sinulle.
- Jos valitsit "Tuoteluettelon", lisää sopivat kohteet. Varmista, että ne erotetaan pilkuilla eikä välilyönneillä.
- Jos valitsit "Luettelo alueelta", valitse avattavasta luettelosta solut, jotka haluat sisällyttää.
- Tarkista "Näytä avattava luettelo solussa" -kenttä (luettelo ei näy muuten), jotta alanuoli tulee näkyviin.
- Napsauta "Tallenna".
Jos haluat, että käyttäjät voivat kirjoittaa, poista valinta "Näytä avattava luettelo solussa" -kentästä. Jos haluat estää ihmisiä kirjoittamasta virheellisiä kohteita, valitse "Hylkää syöttö".
Jos haluat lisätä avattavan luettelon useisiin soluihin:
- Korosta ne kaikki valitsemalla "Cell Range" tai valitse ne vain hiirellä tai näppäimistöllä.
- Toista yllä kuvatut vaiheet.
On myös mahdollisuus antaa yhteiskäyttäjien kirjoittaa tietonsa, mutta nähdä varoituksen, jos he kirjoittavat virheellisiä tietoja. Siinä tapauksessa sinun tulee valita "Näytä varoitus" -vaihtoehto. Vaihtoehtoisesti voit valita "Hylkää syöttö" -vaihtoehdon ja estää syöttämästä mitään, mitä ei ole luettelossasi.
Voit muokata avattavaa luetteloa seuraavasti:
- Napsauta solua, jota haluat muokata.
- Napsauta ”Data” > ”Tietojen vahvistus”.
- Etsi listatut merkinnät ja muokkaa niitä ja napsauta sitten "Tallenna".
Avattavan luettelon poistaminen:
- Napsauta solua, jota haluat muokata.
- Napsauta ”Data” > ”Tietojen vahvistus”
- Valitse "Poista vahvistus".
Mitä on tietojen validointi?
Tietojen validointi on Google Sheetsin vaihtoehto, joka auttaa sinua järjestämään tietosi tarkistamalla kohteita. Pääset siihen napsauttamalla päävalikossa "Data" ja valitsemalla sitten "Tiedon vahvistus". Useimmiten sitä käytetään avattavien luetteloiden luomiseen eri soluissa. Sen avulla voit myös muokata minkä tahansa luettelon sisältöä ja ulkoasua.
Yksi tapa vahvistaa tiedot on käyttää ehtoja, joiden avulla käyttäjät voivat syöttää ennalta määritetyn tyyppisiä tietoja, kuten numeroita, päivämääriä tai nimikeluetteloita.
- Napsauta Tietojen validointi -valikosta kohtaa "Ehdot".
- Valitse sopiva kohteiden tyyppi tai tyypit, joita haluat joukkuetovereidesi syöttävän.
- Halutessasi voit lisätä syöttökenttään tarkkoja kohteita – kuten numeroita, kaavoja, päivämääriä tai sanoja.
- Kun olet valmis, napsauta "Tallenna".
Työskentely pudotusluetteloiden kanssa
Kun seuraavan kerran sinä – tai joku muu – napsautat kyseistä solua, näkyviin tulee luettelo lisäämistäsi kohteista sen sijaan, että voit kirjoittaa jotain. Jos olet valinnut "Näytä vahvistusteksti" -ruudun, kirjoittamasi teksti tulee näkyviin aina, kun joku napsauttaa jotakin tarkistetuista soluista.
Jos valitsit Näytä varoitus -vaihtoehdon, virheellisten tietojen syöttäminen laukaisee varoituksen. Jos joku ei ole varma, mitä varoitus tarkoittaa, hänen tulee viedä hiiren osoitin merkityn kohdan päälle.
Jos olet valinnut "Hylkää syöte" -vaihtoehdon, ihmiset saavat myös varoituksen, eivätkä he voi tallentaa virheellisiä kohteita.
Värien käyttäminen tietojen lajitteluun avattavassa luettelossa
Jos haluat helpottaa arkin selailua ja lisätä värejä avattavaan luetteloon, voit käyttää "Ehdollista muotoilua". Noudata alla olevia ohjeita:
- Valitse avattavan luettelon sisältävät solut, jotka haluat olla tietyllä värillä.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Ehdollinen muotoilu" > "Yksi väri" tai "Väriasteikko".
- Valitse "Muotoilutyyli" -kohdasta väri tai asteikko.
- Napsauta "Valmis" (tai "Lisää toinen sääntö").
Mitä muuta voit tehdä tietojen validoinnilla
Sen lisäksi, että lisäät taulukoihisi avattavia luetteloita, voit käyttää tietojen validointia myös muihin tarkoituksiin. Nämä sisältävät:
- Seuraa tulevia tehtäviä. Valitse tietojen tarkistuksessa "päivämäärät", aseta ehdollinen muotoilu yllä kuvatulla tavalla ja aseta se niin, että kaikki kohteet, jotka sisältävät tietyn päivämäärän, näkyvät automaattisesti harmaina.
- Arvojen asettaminen valintaruutuihin. Kun lisäät valintaruutuja avattavaan luetteloon, voit myös määrittää niille arvoja, kuten "kyllä" tai "ei".
- Valitse Data-valikosta Data Validation.
- Valitse Ehtojen alta "Valintaruutu".
- Valitse "Käytä mukautettuja soluarvoja" ja kirjoita "kyllä, ei" tai mitä tahansa haluat.
- Estää muita ihmisiä sotkemasta skriptejäsi tai kaavojasi. Käytä "Hylkää syöttö" -vaihtoehtoa lukitaksesi kaikki solut, jotka haluat pitää ennallaan.
Tee ero pudotusluetteloiden avulla
Google Sheets on erinomainen ilmainen vaihtoehto Microsoft Excelille, sillä siinä on mahdollisuus lisätä avattavia luetteloita, vahvistaa tietoja ja paljon muuta. Tietojen validointi auttaa sinua rajoittamaan solun arvot alueeseen tai kohteiden luetteloon, jonka voit määrittää, muuttaa tai poistaa tarpeidesi mukaan. Vaikka joukkuetoverisi voivat lisätä tietonsa ja osallistua projektiisi, sinulla on mahdollisuus estää heitä tekemästä sotkua jaetulle arkille.
Oletko jo yrittänyt lisätä avattavan luettelon Google Sheetsiin? Kuinka se meni? Kerro meille alla olevassa kommenttiosassa.
