Jos olet tavallinen Google Sheetsin käyttäjä, olet todennäköisesti törmännyt ongelmaan, jossa lisäsit vahingossa päällekkäisiä merkintöjä laskentataulukkoosi. Tämä tilanne voi tuhota tietojoukon, jonka kokoamiseksi olet työskennellyt kovasti. Et ehkä tiedä, että tapaus tapahtui, varsinkin kun tietokoneesi menee sekaisin tai kun painat kannettavan tietokoneen ohjauslevyä.
Joka tapauksessa on aivan liian helppoa unohtaa jotain, kun laskentataulukossasi on valtava määrä tietoa. Tyypillisiä tuloksia ovat laskentavirheet ja päällekkäiset solut, joita on vaikea tunnistaa ongelman lähdettä etsittäessä.
Onneksi on olemassa useita erilaisia tapoja korostaa kaksoiskappaleita laskentataulukoiden sisällä.
- Käytä sisäänrakennettua kaksoiskappaleiden poistamistoimintoa.
- Käytä korostusta löytääksesi kaksoiskappaleet.
- Kopioi yksilölliset solut ja siirrä ne uudelle taulukolle.
- Käytä kolmannen osapuolen kaksoiskappaleiden etsijää.
- Luo pivot-taulukko, joka laskee kaksoiskappaleet yksilöllisesti.
Yllä olevat prosessit helpottavat päällekkäisten merkintöjen löytämistä, jotta voit poistaa ne tai jättää huomiotta, jos ne täsmäävät, mutta eivät ole kaksoiskappaleita. Tässä on vaihtoehtosi.
Käytä Google Sheetsin kaksoiskappaleiden poistamistoimintoa
Etsitpä sitten kaksoiskappaleita yhdestä sarakkeesta, kahdesta sarakkeesta tai kokonaisesta laskentataulukosta, Poista kaksoiskappaleet -ominaisuus poistaa tarkasti solut, joissa on samat tiedot. Kuitenkin, Huomaa, että se poistaa kaikki kaksoiskappaleet, vaikka ne eivät liity samoihin tietoihin.
- Korosta sarakkeet, joista haluat tarkistaa päällekkäisten tietojen varalta.
- Valitse yläreunan valikosta Dataja valitse sitten Poista kaksoiskappaleet.
- Näkyviin tulee ponnahdusikkuna. Merkitse valintaruudut jokaisen luettelon sarakkeen viereen, tai voit valita pois Valitse kaikki,ja napsauta sitten Poista kaksoiskappaleet.
- Google Sheets näyttää, kuinka monta kopiota löydettiin ja poistettiin, jotta voit varmistaa, että prosessi toimii tarkoitetulla tavalla.
Google Sheetsin sisäänrakennetun Etsi ja poista kaksoiskappaleet -ominaisuuden käyttäminen on yksinkertaisin tapa poistaa kaksoiskappaleet, mutta joskus saatat haluta tarkistaa kopiot ennen niiden poistamista. Loistava tapa tehdä se on värien korostaminen.
Korosta kaksoiskappaleet käyttämällä värejä helppoa poistamista varten
Mitä tulee virheiden tunnistamiseen laskentataulukoista, kohokohtien käyttäminen virheellisten tietojen korostamiseen on toinen hyvä tapa edetä.
- Avaa Google Sheets -tiedosto ja valitse sarake tai sarakkeet, jotka haluat lajitella.
- Valitse yläreunan valikkopalkistaMuoto.
- Valitse avattavasta valikosta Ehdollinen muotoilu.
- Valitse haluamasi alue avautuvasta uudesta valikosta.
- Alla Muotoilusäännöt, muuta avattavaa osiota nimeltä Muotoile solut, jos… kohtaan Mukautettu kaava on.
- Liitä seuraava kaava alla olevaan laatikkoon Mukautettu kaava on vaihtoehto:
=countif(A:A,A1)>1.
- Alla Muotoilutyyli -osiosta, valitse Täyttövärikuvake korostaaksesi sisältöäsi keltaisella (tai millä tahansa valitsemasi värillä) solutaustalla.
- Klikkaa Tehty tallentaaksesi muutokset.
Laskentataulukkosi korostaa nyt kaksoiskappaleet valitsemallasi värillä, ja voit skannata valinnan kopioiden varalta.
merkintä: On parasta korostaa sarakkeen solut alkaen rivistä 1 sen sijaan, että valitset solut keskeltä. Kaava ei halua käyttää riviä 2 ensimmäisenä sarakkeena. Valitusta kentästä puuttui pari kaksoiskappaletta (A2:B9). Kun rivi 1 lisättiin (A1:B9), se löysi kaikki kaksoiskappaleet. Katso kaksi kuvaa alla.
Kuva 1: näyttää puuttuneet kaksoiskappaleet, kun rivin 2 solut valitaan ensimmäisiksi soluiksi (A2 ja B2):
Kuva 2: näyttää kaikki kaksoiskappaleet, kun rivin 1 solut valitaan ensimmäisiksi soluiksi (A1 ja B1):
Varmista, että olemassa olevat kaksoiskappaleet ovat oikein, sillä jotkin kopiot eivät ole kopioita ollenkaan. Ne voivat olla samat kahdelle eri tilille, käyttäjille, työntekijöille tai mille tahansa muulle. Kun olet vahvistanut kopioitavat solut, joita et tarvitse, poista ne. Lopuksi voit sulkea muotoiluvalikon ja palauttaa solujen vakiovärin.
Kopioi yksilölliset solut Google Sheetsiin, jotta kaksoiskappaleet voidaan poistaa helposti
Jos haluat lajitella raakatietosi automaattisesti , on parasta kopioida kaikki yksilölliset solut kopioiden sijaan. Tämä prosessi mahdollistaa nopeamman lajittelun ja suodatuksen. Jos olet varma, että tietosi ovat oikein ja haluat mieluummin poistaa kaksoiskappaleet, kokeile alla olevaa menetelmää.
- Avaa Sheets-asiakirja, jonka haluat lajitella, ja korosta sarake, jota haluat muokata. Tämä prosessi tallentaa sarakealueen seuraavaa vaihetta varten.
- Kun olet korostanut sarakkeen, napsauta tyhjää kohtaa, jossa haluat yksilöllisten merkintöjen näkyvän. Liitä seuraava kaava asiakirjan yläreunassa olevaan kaavan syöttöruutuun:
=UNIQUE()
- Kirjoita suluissa alkuperäisen sarakkeen solukoordinaatit, kuten: (
A3:A9).
- Osuma Tulla sisään siirtääksesi uudet tiedot aiemmin määrittämääsi sarakkeeseen.
Kun tämä on valmis, voit joko tarkistaa merkinnät manuaalisesti tai tuoda tietosi työlaskentataulukkoon.
Käytä kolmannen osapuolen lisäosaa löytääksesi ja poistaaksesi kaksoiskappaleet Sheetsistä
Google Sheetsin kanssa on saatavilla online-laajennuksia. Löydät lisäosat Google Workspace Marketplacesta, mukaan lukien työkalut päällekkäisten merkintöjen automaattiseen poistamiseen.
Poista kaksoiskappaleet Ablebitsin mukaan
Sopivan työkalun, joka tunnetaan nimellä Remove Duplicates by Ablebits, avulla voit etsiä nopeasti kaksoiskappaleita koko tietoarkin kautta tai hakemalla kahdesta sarakkeesta kerralla.
Voit siirtää, poistaa ja korostaa tuloksia. Työkalu sisältää kaksi ohjatun toiminnon asetusta: etsi ja poista kaksoiskappaleet ja etsi ainutlaatuiset solut tai ominaisuudet asiakirjasta. Näiden kahden vaihtoehdon avulla on helppo seurata tietoja edetessäsi.
Kaiken kaikkiaan ohjatun työkalun käyttäminen tietojesi löytämiseen saattaa olla sen arvoista pitkällä aikavälillä. Tämä lausunto on ensisijaisesti tarkoitettu käyttäjille, jotka etsivät jatkuvasti kaksoiskappaleita laskentataulukoistaan ja käyttävät mieluummin aikaansa johonkin muuhun.
Käytä pivot-taulukkoa löytääksesi päällekkäisiä rivejä Sheetsistä
Pivot-taulukko on kätevä työkalu tietojen tarkastelemiseen tarkemmin. Pivot-taulukko ei poista automaattisesti päällekkäisiä soluja tai rivejä; se tarjoaa erittelyn siitä, mitkä sarakkeet sisältävät kaksoiskappaleita, joten voit tarkastella tietojasi manuaalisesti ja katso, mitä sinun on poistettava, jos mitään.
Pivot-taulukon luominen on hieman laajempaa kuin muut tässä artikkelissa esitetyt menetelmät. Sinun on lisättävä pivot-taulukko jokaiselle sarakkeelle varmistaaksesi, että tulokset ovat yhtenäisiä ja tunnistaaksesi kaksoiskappaleet tarkasti.
merkintä: Jos laskentataulukossasi ei ole sarakkeiden nimiä, pivot-taulukot eivät toimi tarkasti kaksoiskappaleiden etsimisessä. Yritä lisätä uusi rivi väliaikaisesti ja nimeä sitten sarakkeet käyttämällä uutta riviä.
Tässä on ohjeet pivot-taulukon käyttämiseksi päällekkäisten solujen tai rivien tunnistamiseen.
- Valitse kaikki taulukon tiedot ja siirry sitten kohtaan Tiedot > Pivot-taulukko.
- Säädä solualuetta tarvittaessa ja paina sitten Luoda.
- Valitse Lisätä vieressä Rivit. Tässä vaiheessa valitaan sarake kaksoiskappaleiden etsimistä varten. Kyllä, luit oikein. Valitse haluamasi sarake avattavasta valikosta. Jos kadotat pivot-taulukon editorin, napsauta täytettyä solua palauttaaksesi sen.
- Valitse nyt Lisätä vieressä Arvot ja valitse sama sarake kuin yllä, mutta aseta se yhteenvetoon KREIVI tai COUNTA. Sen pitäisi olla jo oletusarvo.
- Uusi pivot-taulukko tunnistaa kaksoiskappaleet alla olevan kuvan mukaisesti.
- Jos sinä haluat tarkastella eri saraketta, voit toistaa yllä olevat vaiheet (säilyttääksesi aiemmat tulokset) tai avata pivot-taulukon editorin uudelleen ja muuttaa sitten olemassa olevaa taulukkoa.
- Pivot-taulukko muuttuu näyttämään uudet säädöt.
Kuten aiemmin mainittiin, pivot-taulukkomenetelmä on hieman enemmän mukana. Silti se antaa sinulle tarkan raportin päällekkäisten merkintöjesi sijainneista, mikä voi olla erittäin hyödyllistä tietojen analysoinnissa. Lisätietoja pivot-taulukoiden käyttämisestä on TechJunkie-opetusohjelmassa pivot-taulukoiden luomisesta, muokkaamisesta ja päivittämisestä Google Sheetsissä.
Kaiken kaikkiaan päällekkäinen solu Google Sheetsissa voi aiheuttaa ongelmia tiedoissasi, jos et ole varovainen, varsinkin kun yrität lajitella taloustietoja hyödylliseksi laskentataulukoksi.
Yleisimmät kaksoiskappaleiden syyt ovat:
- Useat ihmiset lisäsivät saman asiakkaan, laskun, kategorian, tuotteen jne.
- Tietojen tuonnit lisätään jo olemassa oleviin tietoihin toisen kerran.
- Kopioi/liitä toiminnot lisäsivät päällekkäisiä merkintöjä.
Onneksi identtisten tietosolujen tunnistaminen, poistaminen ja poistaminen on yllättävän helppoa Google Sheetsissä, mikä on myönteistä, jos käsittelet jatkuvasti laskentataulukoita päivittäisessä työnkulussasi. Jos etsit jotain sisältösi lajittelua paremmin, voit aina käyttää lisäosaa, kuten Remove Duplicates by Ablebits, varmistaaksesi, että tietosi ovat hyvin lajiteltuja ja hyvin järjestettyjä.
Käärimistä
Onko sinulla kokemusta, vinkkejä tai kysymyksiä minkä tahansa tässä artikkelissa mainitun menetelmän käytöstä? Kerro meille alla olevassa kommenttiosassa.
