Useimmat nykyaikaiset yritykset käyttävät sähköposteja viestinnässä. Sähköpostien tai pahempaa kokonaisten sähköpostitilien käyttöoikeuden menettäminen voi olla tuhoisaa. Outlook-sähköpostien varmuuskopiointi on yksi parhaista tavoista saada mielenrauhaa, kun tiedät, että sähköpostit on tallennettu useisiin paikkoihin laitteellasi eivätkä ne voi kadota helposti.
Tässä artikkelissa selitämme, kuinka Outlook-sähköpostit voidaan varmuuskopioida muutamalla eri tavalla.
Kuinka varmuuskopioida ja viedä kaikki Outlook-sähköpostit
Yksi nopeimmista tavoista varmuuskopioida kaikki Outlook-sähköpostisi on käyttää sen integroitua .pst-tiedostomuotoa. Microsoft Outlook ja Microsoft Exchange käyttävät yksinomaan PST-tiedostoja sähköpostien, yhteystietojen ja osoitteiden sekä kalenteritapahtumien tallentamiseen. Staattista PST-tiedostoa voidaan käyttää varmuuskopiona nykyisille Outlook-sähköpostiviesteillesi ja yhteystietoillesi, ja Outlook voi käyttää sitä myös offline-tilassa.
Näin voit varmuuskopioida sähköpostisi .pst-tiedostoon:
- Avaa Outlook ja paina sitten "Tiedosto".
- Valitse valikosta "Avaa ja vie".
- Napsauta "Tuo/Vie" -painiketta.
- Järjestelmä palaa Outlookin päänäyttöön ja tuo esiin ohjatun tuonti-/vientitoiminnon, joka opastaa sinua vientiprosessin läpi.
- Valitse ohjatussa toiminnossa luettelosta "Vie tiedostoon" -vaihtoehto ja napsauta sitten "Seuraava".
- Valitse "Outlook Data file (.pst)", kun sinua kehotetaan valitsemaan tiedostotyyppi, ja napsauta sitten "Seuraava".
- Sen jälkeen sinua pyydetään valitsemaan vietävät kansiot. Voit valita sähköpostitilisi viedäksesi kaikki siihen liittyvät kansiot, mukaan lukien yhteystiedot ja kalenteritiedot. Napsauta "Seuraava", kun olet tyytyväinen valintaasi.
- Valitse osoitepolku, johon varmuuskopiotiedosto tallennetaan. Muista polku, jotta voit käyttää sitä myöhemmin.
- On hyvä idea vaihtaa tiedoston nimi (polun viimeinen osa). Oletuksena se on "backup.pst".
- Jos tallennat varmuuskopiotiedoston oletuspolkuun, valitse, haluatko kopioida kohteita.
- (Valinnainen) Voit palata mihin tahansa edellisiin valintaikkunoihin, ehkä muuttaaksesi kansion valintaa, käyttämällä "Takaisin"-painiketta.
- Paina “Finish” aloittaaksesi vientiprosessin.
- Outlook kehottaa sinua luomaan salasanan. Tämä voi olla tärkeää turvallisuussyistä, mutta sinun ei tarvitse antaa salasanaa.
- Löydät puretun tiedoston tiedostopolulle määrittämästäsi sijainnista. Voit nyt siirtää tai kopioida tiedoston muualle.
Vietyjen Outlook-sähköpostien käyttäminen
Kun olet vienyt tiedostot, saatat miettiä, kuinka voit käyttää niitä myöhemmin. Outlookin avulla on helppo avata varmuuskopioita ja palauttaa sähköpostit tallennettuun aikaan. Tässä on mitä sinun tulee tehdä:
- Etsi varmuuskopiotiedosto. Huomaa sen sijainti ja tiedostopolku.
- Avaa Outlook.
- Paina "Tiedosto" ja napsauta sitten "Avaa ja vie".
- Valitse oikealla olevasta valikosta "Avaa Outlook Data File".
- Tämä avaa File Explorerin. Siirry varmuuskopiotiedostoon. Napsauta sitä ja valitse sitten "Avaa".
- Järjestelmä palauttaa sinut Outlookin päänäyttöön.
- Vieritä vasemmalla olevaa navigointivalikkoa alaspäin, kunnes näet "Outlook Data". Tämä luokka sisältää varmuuskopiotiedostosta haetut kohteet.
- Luokka säilyttää alkuperäiset muotoilut ja kansiojärjestelmät.
- Voit siirtää sähköpostit muihin tiedostoihin vetämällä ja pudottamalla.
Nyt sinulla on pääsy varmuuskopioituihin sähköposteihisi.
Kuinka nopeasti tallentaa yksi Outlook-sähköposti
Joskus et halua kaikkien sähköpostien tallentamista ja Outlookin avaamista uudelleen, kun tarvitset vain yhden tai muutaman tietyn sähköpostin. Onneksi on olemassa muutamia nopeita ratkaisuja yksittäisen sähköpostin tallentamiseen Outlookista.
Tapa 1 – Tallenna suoraan kansioon
- Avaa Outlook.
- Avaa File Explorer ja siirry kohtaan, johon haluat tallentaa sähköpostin. Sinun on ehkä asetettava sekä Outlook että File Explorer ikkuna-tilaan ja siirrettävä niitä, jotta niitä on helpompi käyttää.
- Vedä tallennettava sähköposti Outlookista kansioon.
- Outlook tallentaa sähköpostin automaattisesti "Outlook Item" -muodossa.
- Kaksoisnapsauta tallennettua sähköpostiviestiä avataksesi sen Outlookissa.
Tapa 2 – Tallenna TXT- tai HTML-muodossa
- Avaa sähköposti, jonka haluat tallentaa Outlookissa.
- Valitse "Tiedosto" ja sitten "Tallenna nimellä".
- File Explorer avautuu. Valitse polku, johon haluat tallentaa sähköpostin. Napsauta Resurssienhallinnan alaosassa olevaa nuolta Tallenna nimellä -kohdan vieressä. Valitse joko "Vain teksti" tallentaaksesi sähköpostin .txt-muodossa tai "HTML", jos haluat tallentaa sähköpostin .html-tiedostona.
- Kun sähköposti on tallennettu, sitä voi käyttää tekstieditorilla (kuten Muistiolla), jos se on .txt-muodossa, tai selaimellasi, jos se on tallennettu .html-muodossa.
Sähköpostin tallentaminen tällä tavalla ei säilytä liitteitä, joten muista ladata ne, nimetä ne uudelleen tarpeen mukaan ja tallentaa ne sähköpostin rinnalle myöhempää käyttöä varten.
Tapa 3 – Käytä Screen Capture -toimintoa kuvan tallentamiseen
Voit myös käyttää näytönkaappausohjelmistoa tallentaaksesi sähköpostin sisällön kuvana. Tämä menetelmä voi olla hyödyllinen viitattaessa sähköpostin sisältöön muissa viestintämuodoissa, koska kuvat on helppo kiinnittää sähköposteihin ja muihin viesteihin.
Jos käytät Windowsia, uudemmissa versioissa on esiasennettu näytönkaappausohjelmisto, nimeltään Snipping Tool (vanhemmissa laitteissa) ja Snip & Sketch. Vaihtoehtoisesti voit käyttää näppäimistön Print Screen -painiketta ja liittää kuvan Paintiin.
Mac-laitteissa prosessi on samanlainen. Käytä Ctrl + Komento + 4 -pikanäppäintä avataksesi integroidun kuvakaappausominaisuuden, ja tallenna se vetämällä valintaristikkoa peittääksesi alueen sähköpostin päällä.
Linuxille on ladattavissa valikoima näytönkaappausohjelmistoja, joita voidaan käyttää sähköpostin tallentamiseen kuvana. Vaihtoehtoisesti GNOME-pohjaisissa malleissa on integroitu Screenshot-apuohjelma Sovellukset > Apuohjelmat -valikossa. Jotkut Linux-käyttöjärjestelmän versiot vastaavat näppäimistön Print Screen -painikkeeseen, aivan kuten Windows-järjestelmissä.
Kuinka voin viedä kaikki sähköpostiosoitteet Outlookissa?
Jos haluat viedä yhteystietoluettelosi (joka sisältää yhteystietojesi sähköpostiosoitteet sekä muita tietoja), voit käyttää samanlaisia vaiheita kuin viesit sähköpostit. Yhteystiedot voidaan kuitenkin tallentaa eri tiedostomuotoon, joka on käyttäjäystävällisempi ja jotka voidaan avata Excelissä nopeaa käsittelyä ja muokkausta varten. Tässä on mitä sinun tulee tehdä:
- Avaa Outlook.
- Valitse Tiedosto > Avaa ja vie > Tuo/Vie.
- Valitse ohjatussa tuonti-/vientitoiminnossa "Tallenna tiedostona".
- Valitse "Pilkuilla erotetut arvot (.csv)", kun sinua kehotetaan valitsemaan tiedostotyyppi.
- Valitse kansion valintavalikosta tilisi alta "Yhteystiedot"-kansio.
- Vahvista tiedostopolku tai muuta sitä tarpeen mukaan. Nimeä tiedosto haluamallasi tavalla.
- Paina “Finish” aloittaaksesi vientiprosessin.
- Tuo/Vie-valintaikkuna sulkeutuu, kun prosessi on valmis.
Viedyn .csv-tiedoston voi avata Excelissä. Se näyttää suuren taulukon yhteystiedoilla. Sinulla on todennäköisesti paljon tyhjiä soluja, ja tämä on täysin normaalia. Voit muokata tietoja Excelillä, mutta lisäsisällön lisääminen saattaa tehdä niistä lukukelvottomia Outlookissa, jos tiedosto on tuotava myöhemmin.
Voit käyttää tätä tiedostoa toisessa laitteessa tai sähköpostipalvelussa yhteystietojen tuomiseen.
Kuinka voin tallentaa useita Outlook-sähköpostiviestejä tietokoneelleni?
Jos haluat tallentaa useamman kuin yhden sähköpostin kerralla, mutta et tarvitse koko sähköpostikirjastoasi, voit valita muutaman sähköpostin tallennettavaksi kerralla. Tässä on mitä sinun tulee tehdä:
- Avaa Outlook.
- Valitse sähköpostit, jotka haluat tallentaa. Pidä Ctrl-näppäintä painettuna ja napsauta viestejä valitaksesi ne yksi kerrallaan tai pidä Shift-näppäintä painettuna valitaksesi sähköpostijoukon ensimmäisen ja toisen napsautuksen väliltä.
- Siirry kohtaan Tiedosto > Tallenna nimellä.
- Siirry valintaikkunassa kansioon, johon haluat tallentaa sähköpostit, nimeä tiedosto haluamallasi tavalla ja valitse tallennusmuodoksi "Vain teksti".
- Outlook tallentaa kaikki valitut sähköpostit yhteen .txt-tiedostoon. Voit käyttää niitä tekstieditorillasi.
Jos haluat tallentaa ne erillisiksi .txt-tiedostoiksi, sinun on tallennettava jokainen sähköposti erikseen. Muut verkossa saatavilla olevat Outlook-laajennukset voivat laajentaa tätä ominaisuutta tallentaakseen sähköpostit erillisiin .txt- tai vaihtoehtoisiin tiedostomuotoihin.
Outlookin uusi ilme
Outlookin integroidun vientiominaisuuden avulla voit varmuuskopioida ja palauttaa sähköpostit, jos menetät pääsyn sähköpostitiliisi joko kadonneen salasanan tai hakkeroinnin vuoksi. Koska verkkoviestintä on niin yleistä, sähköpostien säännöllinen varmuuskopiointi voi säästää päänsärkyä, joka aiheutuu kadonneiden tiedostojen selaamisesta.
Kuinka usein viet Outlook-sähköposteja? Kerro meille alla olevassa kommenttiosassa.
