Microsoft Teams on yksi parhaista ja luotettavimmista yhteistyöohjelmistoista yrityksille. Se on ollut osa Office 365:tä vuodesta 2016 lähtien, ja sen jälkeen sen suosio on vain lisääntynyt.
Yksi syy siihen, miksi niin monet yritykset luottavat siihen etätyöskentelyssä, on tapaamisen helppous ajoittaminen. Voit tehdä sen luomalla linkin ja jakamalla sen yhden henkilön tai koko tiimin kanssa.
Tässä artikkelissa käsitellään linkin luomista ja jakamista kokoukseen ja vastataan joihinkin Teamsia koskeviin usein kysyttyihin kysymyksiin.
Kuinka luoda kokouslinkki Microsoft Teamsille PC:llä
Vaikka Microsoft Teams on saatavilla sekä pöytäkoneille että mobiililaitteille, monet käyttäjät pitävät tietokoneistaan parempana, koska he työskentelevät jo sen parissa.
Jos sinun vastuullasi on ajoittaa uusi tapaaminen yhden henkilön tai jopa tiimin kanssa, se vaatii useita vaiheita. Voit tehdä sen seuraavasti:
- Avaa Microsoft Teams for Desktop ja kirjaudu sisään tilillesi.
- Napsauta "Kalenteri" -kuvaketta ikkunan vasemmassa reunassa.
- Valitse sitten oikeasta yläkulmasta "Uusi kokous".
- Kun uusi ponnahdusikkuna tulee näkyviin, kirjoita kaikki tarvittavat tiedot. Nimeä kokous, aseta tarkka aika ja luettele kaikki osallistujat.
- Kun olet antanut kaikki tiedot, napsauta "Tallenna" oikeassa yläkulmassa.
- Kun kokous on luotu, palaa takaisin Teamsin kalenteriin. Valitse juuri suunnittelemasi kokous.
- Napsauta kokouksen "Tiedot"-välilehteä ja etsi "Liity Microsoft Teams -kokoukseen" -vaihtoehto.
- Vie hiiren osoitin kyseisen vaihtoehdon päälle ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella. Näet vaihtoehdot "Kopioi linkki" tai "Avaa linkki".
Kun kopioit linkin kokoukseen, voit liittää sen sähköpostiisi, Blackboardiin tai lähettää minkä tahansa muun alustan kautta. Ihmisten, jotka saavat sen, on napsautettava sitä liittyäkseen ajoitettuun Teamsin kokoukseen.
Kokouslinkin luominen Microsoft Teamsille iPhonessa
Yksi tavoista, joilla Teams on monipuolinen alusta työpaikalle, on todistettu siitä, että voit varata kokouksen tai liittyä siihen mistä tahansa.
Kunhan sinulla on vakaa Internet-yhteys. Tämä tarkoittaa, että jos sinulla on Teams iPhonessasi ja on aika luoda kokous, sinun on tehtävä seuraavat:
- Käynnistä Teams iPhonessasi ja napauta "Kalenteri" -kuvaketta näytön alareunassa.
- Napauta sitten kalenterikuvaketta, joka sisältää "+" ruudun oikeassa yläkulmassa.
- Tämä luo uuden kokouksen. Lisää otsikko, osallistujat, lisää kanava, jos käytät sellaista, ja aseta aika ja päivämäärä.
- Napauta "Valmis" näytön oikeassa yläkulmassa.
Tämä on onnistunut luomaan kokouksen. Sitten sinun tarvitsee vain siirtyä uudelleen kalenteriin ja napauttaa suunnittelemaasi kokousta. Luo sitten linkki kokoukseen noudattamalla näitä ohjeita:
- Kun napautat kalenterista suunnittelemaasi kokousta, vaihda "Tiedot"-välilehteen.
- Kokouksen otsikon sekä ajan ja päivämäärän tietojen alla näet "Jaa kokouskutsu" jakamiskuvakkeen vieressä.
- Kun napautat jakamisvaihtoehtoa, ponnahdusikkuna tulee näkyviin näytön alareunaan.
- Valitse sovellus, jota haluat käyttää linkin lähettämiseen. Se voi olla sähköposti, WhatsApp, tekstiviesti, Google Drive tai jopa lähettää se suoraan jollekin Teamsissa.
Kun henkilö, jolle olet jakanut linkin, vastaanottaa sen, hänen tarvitsee vain napauttaa tai klikata sitä ja liittyä kokoukseen.
Kokouslinkin luominen Microsoft Teamsille Android-laitteella
Se ei tarkoita vain sitä, että iPhonen ja iPadin käyttäjät voivat hyötyä Teamsin mukanaan minne tahansa. Jos olet Android-käyttäjä, voit myös ladata Teamsin ja ajoittaa kokouksen tai liittyä siihen muutamalla napautuksella.
Onneksi Microsoft Teams -mobiilisovellus Androidille toimii täsmälleen samalla tavalla kuin iOS-laitteissa. Joten jos olet Android-käyttäjä, noudata näitä ohjeita:
- Avaa Microsoft Teams Android-laitteellasi ja napauta "Kalenteri" näytön alareunassa.
- Napauta nyt kalenterikuvaketta "+"-symbolilla.
- Olet nyt luonut uuden kokouksen. Jatka kokouksen nimeämiseksi, osallistujien ja käyttämäsi kanavan lisäämiseksi ja varmista, että aika ja päivämäärä on asetettu oikein.
- Napauta näytön yläreunassa olevaa valintamerkkiä.
Kun kokous on luotu, on aika hankkia kokouslinkki, jonka voit jakaa muiden kanssa. Toimi seuraavasti:
- Napauta juuri ajoitettua kokousta ja vaihda sitten "Tiedot"-välilehteen.
- Etsi "Jaa kokouskutsu" kokouksen otsikon ja aikataulutietojen alta.
- Napauta jakamisvaihtoehtoa ja valitse ponnahdusikkunasta, kuinka haluat jakaa kokouslinkin.
Vastaanottajan tulee napsauttaa linkkiä liittyäkseen Teams-kokoukseen.
Microsoft Teams -kokouslinkin luominen Outlookissa
Teams on osa Office 365:tä, joten ei ole ihme, että se on integroitu Outlookiin. Ja jos käytät jo Outlookia töissä, voit olla iloinen, että voit luoda kokouksen ja lähettää linkin myös Outlookin kautta. Ensin sinun on varmistettava, että sinulla on Outlookin uusin versio. Toimi sitten seuraavasti:
- Avaa Outlook-työpöytäohjelmasi.
- Valitse kalenterista aika, jolloin haluat ajoittaa kokouksen.
- Kun uusi tapaaminen-ikkuna avautuu, napsauta "Tiimien kokous" ikkunan yläreunassa olevasta työkalupalkista.
- Lisää kaikki kokouksen tiedot, mukaan lukien nimi, osallistujat, tai muuta aikaa tarvittaessa.
- Varmista, että kohdassa "Sijainti" lukee "Microsoft Teams Meeting".
- Voit myös lisätä tekstiä viestin tekstiosaan.
- Napsauta "Lähetä" vasemmassa yläkulmassa lähettääksesi sähköpostin, joka sisältää kutsun kokoukseen.
Mutta ehkä haluat lähettää sähköpostin linkillä Outlookista ja sinun tarvitsee vain kopioida automaattisesti luotu linkki. Jos näin on, sen sijaan, että napsauttaisit "Lähetä", vieritä alas ja etsi "Liity Microsoft Teams -kokoukseen" -vaihtoehto.
Napsauta sitten sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Kopioi hyperlinkki". Liitä sitten kokouksen linkki toiseen sovellukseen tai tallenna se myöhempää käyttöä varten, jos haluat lähettää sen edelleen.
Muita usein kysyttyjä kysymyksiä
Voinko ajoittaa kokouksen tulevaisuuteen, kun luon kokouslinkin?
Kun luot ryhmän kokouslinkin, se on käytettävissä 60 päivää. Jos sen jälkeen kukaan ei käytä tai päivitä sitä, linkki vanhenee.
Jos joku käyttää sitä 59. päivänä, viimeinen käyttöpäivä palautuu 60 päivään. Joten voit ajoittaa tapaamisen tulevaisuutta varten ja muuttaa aikaa tarvittaessa, linkki pysyy aktiivisena niin kauan kuin sinulla on kokous kyseisellä aikavälillä.
Liity tiimien kokoukseen yhdellä napsautuksella
Microsoft Teams saattaa aluksi tuntua jokseenkin ylivoimaiselta alustalta, mutta pian huomaat, että se on intuitiivinen ja optimoitu toimimaan muiden Microsoft-tuotteiden kanssa. Jos käytät Outlookia sähköpostin lähettämiseen ja tapaamisen sovittamiseen, Teams sulautuu luontevasti.
Ja vaikka et olisi ja haluat lähettää linkin jollekulle kokoukseen liittymistä varten, voit luoda kokouksen, kopioida linkin ja jakaa sen kenen tahansa kanssa muutaman vaiheen avulla. Ja voit tehdä sen sekä tietokoneella että mobiililaitteella.
Käytätkö Teamsia enemmän tietokoneellasi tai älypuhelimellasi? Kerro meille alla olevassa kommenttiosassa.
