Sähköinen allekirjoittaminen on suhteellisen uusi käytäntö. Vanhan koulun "märkäallekirjoituksen" sijaan voit nyt käyttää sähköisiä merkkejä, symboleja ja jopa ääniä asiakirjan todentamiseen.
MS Wordissä ei valitettavasti ole monia sisäänrakennettuja ominaisuuksia sähköisten allekirjoitusten luomiseen. Tekstinkäsittelyohjelma tukee kuitenkin laajaa valikoimaa laajennuksia ja sovelluksia, joita voit käyttää sen sijaan. Tässä artikkelissa näytämme sinulle, kuinka voit lisätä allekirjoituksesi Microsoft Wordiin, ja selitämme kuinka sähköinen allekirjoitus toimii.
Kuinka lisätä allekirjoitus Microsoft Wordiin?
Hyvä uutinen on – voit lisätä sähköisiä allekirjoituksia Word-asiakirjoihin. Huono uutinen on – voit liittää ne vain kuvatiedostoina. Näin voit lisätä allekirjoituksesi Microsoft Wordiin sisäänrakennettujen ominaisuuksien avulla:
- Allekirjoita nimesi paperille.
- Käytä skanneria tai kameraa asiakirjan tallentamiseen. Lataa se tietokoneellesi ja tallenna se .jpg-, .gif- tai .png-tiedostona.
- Avaa MS Word -asiakirja. Siirry "Lisää" -osioon valikkopalkissa näytön yläreunassa.
- Napsauta "Kuvat" avataksesi uuden ikkunan. Etsi skannattu allekirjoitus paikalliselta asemaltasi kirjoittamalla tiedoston nimi valintaikkunaan. Lisää se asiakirjaan napsauttamalla.
- Jos allekirjoitus on liian suuri, voit muokata sitä. Jos napsautat kuvaa, uusi "Kuvatyökalut" -osio tulee näkyviin. Napsauta "Muotoile" -välilehteä ja käytä "Rajaa" muuttaaksesi kokoa. Voit myös syöttää korkeuden ja leveyden manuaalisesti oikealla oleviin pieniin valintaikkunoihin.
Jos haluat sisällyttää allekirjoitukseen lisätietoja, voit käyttää Quick Parts -ominaisuutta. Voit tehdä sen seuraavasti:
- Kirjoita allekirjoituskuvan alle sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi tai ammattinimikkeesi.
- Korosta sekä kuva että lisätyt tiedot kohdistimella.
- Avaa yllä olevasta valikosta Lisää-osio. Napsauta "Pikaosat" -välilehteä.
- Napsauta "Tallenna valinta Quick Part Gallery" -vaihtoehtoa avataksesi uuden ikkunan.
- Kirjoita allekirjoituksesi otsikko sanan "Nimi" viereen.
- Valitse alla oleva "Galleria"-ruutu. Sen pitäisi lukea "Automaattinen teksti". Jos ei, valitse tämä vaihtoehto avattavasta valikosta.
- Suorita prosessi loppuun napsauttamalla "OK".
- Nyt kun allekirjoituksesi on valmis, aseta kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä sen.
- Siirry kohtaan Lisää > Pikaosat > Automaattinen teksti.
- Valitse allekirjoituksesi lohkoluettelosta.
Mikä on digitaalinen allekirjoitus?
Toisin kuin tavalliset sähköiset allekirjoitukset, digitaalisilla allekirjoituksilla on jokaiselle yksilöllinen todennuskoodi. Sisäänrakennettu salaus takaa asiakirjan turvallisuuden ja eheyden.
Lain mukaan digitaaliset allekirjoitukset tunnustetaan kelvollisiksi tunnisteiksi. Tietenkin se voi vaihdella tietyn maan lakien mukaan.
Digitaalisten allekirjoitusten käyttö on yleistä useimmilla toimialoilla. Yritykset lisäävät ne yritystunnukseensa, sähköpostiosoitteeseensa ja puhelinnumeroonsa.
Joudut ehkä myös luomaan digitaalisen allekirjoituksen jokapäiväisessä elämässäsi. Tässä on luettelo asiakirjoista, jotka yleensä vaativat digitaalisen allekirjoituksen:
- Kiinteistösopimus (sisältää loppusopimuksen).
- Asuntolainahakemus.
- Myyntisopimus.
- Myyjäsopimus.
- Vuokrasopimus.
Kuinka poistaa digitaaliset allekirjoitukset Wordista tai Excelistä?
Voit poistaa allekirjoituksen asiakirjasta tai laskentataulukosta muutamalla yksinkertaisella vaiheella. Voit poistaa digitaaliset allekirjoitukset Wordista tai Excelistä seuraavasti:
- Siirry MS Wordin/Excelin kotisivulle ja valitse asiakirja tai laskentataulukko, joka sisältää allekirjoituksesi.
- Aseta kohdistin allekirjoitusriville ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.
- Avattava valikko tulee näkyviin. Valitse vaihtoehtoluettelosta "Poista allekirjoitus".
- Vahvista painamalla "Kyllä".
Kuinka allekirjoittaa allekirjoitusrivi Wordissa tai Excelissä?
Allekirjoitusrivit ovat MS Wordin sisäänrakennettu työkalu. Ne merkitsevät paikan, jossa asiakirja allekirjoitetaan. Näin voit lisätä allekirjoitusrivejä MS Wordiin:
- Aseta kohdistin kohtaan, jossa haluat allekirjoittaa asiakirjan.
- Napsauta "Lisää" -kohtaa yllä olevasta valikkopalkista.
- Siirry kohtaan Teksti > Allekirjoitusrivi > Microsoft Office Signature Line.
- Näkyviin tulee pieni ponnahdusikkuna. Kirjoita allekirjoittajan nimi, arvonimi ja sähköpostiosoite (valinnainen) asianmukaisiin kenttiin.
- Vahvista painamalla "OK".
Jos olet allekirjoittaja, voit allekirjoittaa allekirjoitusrivin Wordissa tai Excelissä seuraavasti:
- Avaa Word-asiakirja tai Excel-laskentataulukko. Muista ottaa muokkaus käyttöön. Jos "Suojattu näkymä" on päällä, napsauta "Muokkaa silti".
- Siirrä kohdistin allekirjoitusriville ja napsauta hiiren kakkospainikkeella avataksesi pudotusvalikon.
- Valitse vaihtoehtoluettelosta "Allekirjoita".
- Jos allekirjoituksesi on tallennettu kuvana, napsauta "Valitse kuva". Käytä "Valitse allekirjoituskuva" -valintaikkunaa löytääksesi tiedoston tietokoneeltasi. Napsauta "Valitse" ladataksesi sen MS Wordiin.
- Jos sinulla on painettu versio, voit kirjoittaa nimesi X-kirjaimen viereen.
- Napsauta "Allekirjoita" lisätäksesi allekirjoituksen.
Kuinka lisätä allekirjoitus Wordiin PandaDoc-apuohjelman avulla?
Jos sinulla ei ole pääsyä skanneriin, voit käyttää sen sijaan sähköisen allekirjoituksen laajennusta. PandaDoc on erittäin suosittu lisäosa käyttäjäystävällisen käyttöliittymänsä ja laajan työkaluvalikoimansa ansiosta. Voit hankkia sen Microsoft Azure Marketplacesta. Näin voit lisätä allekirjoituksen Wordiin PandaDoc-apuohjelman avulla:
- Avaa selaimesi ja siirry Microsoft Azure Marketplaceen.
- Etsi PandaDoc-apuohjelma hakupalkin avulla. Napsauta "Get It Now" -painiketta logon alla asentaaksesi.
- Luo tili ja anna PandaDocille pääsy tietokoneesi tiedostoihin.
- Lataa Word-asiakirja PandaDocille.
- Valittavana on kaksi vaihtoehtoa sen mukaan, kuka asiakirjan allekirjoittaa. Jos olet allekirjoittaja, valitse "Allekirjoita asiakirja itse". Jos ei, napsauta "Pyydä allekirjoituksia".
- Lisää allekirjoitus napsauttamalla oikealla olevaa pientä "+" -kuvaketta. Etsi "Allekirjoitus" -osio ja avaa se napsauttamalla.
- PandaDoc antaa sinun piirtää tai kirjoittaa allekirjoituksesi tai ladata olemassa olevan kuvan. Valitse yksi vaihtoehto ja napsauta sitten "Valmis asiakirja".
PandaDoc tallentaa allekirjoituksesi automaattisesti, jotta voit jatkaa sen käyttöä. Napsauta vain "Allekirjoitus" -kenttää ja vedä ja pudota se asiakirjaan.
Kuinka lisätä allekirjoitus Wordiin PandaDoc-sovelluksella?
Voit myös ladata PandaDoc-sovelluksen ja käyttää sitä asiakirjojen sähköiseen allekirjoittamiseen puhelimellasi. Se on saatavana sekä iOS- että Android-laitteille. Näin voit lisätä allekirjoituksen Wordiin PandaDoc-sovelluksella:
- Avaa sovellus ja kirjaudu sisään tilillesi.
- Napsauta "Uusi asiakirja" -ruutua. Avaa "Lataa"-välilehti ja vedä uusi tiedosto kohdistimella. Jos asiakirja on jo tallennettu sovellukseen, se näkyy paikallisten tiedostojen luettelossa.
- Napsauta "Näytä nimellä" ja avaa asiakirja muokkausohjelmassa.
- Valitse "Allekirjoitus" -kenttä oikeanpuoleisesta paneelista. Vedä ja pudota se asiakirjaan.
- Allekirjoita asiakirja kirjoittamalla, piirtämällä tai lataamalla kuva.
- Napsauta "Complete" ladataksesi tiedoston allekirjoitetun version.
Muita usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuinka teet sähköpostin allekirjoituksen Microsoft Wordissa?
Wordilla voit luoda allekirjoitusmallin sähköpostitilillesi. Tämä toimii hyvin, jos haluat lisätä lisätietoja, kuten puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi ja nykyinen työnimike. Voit tehdä sen seuraavasti:
1. Siirry kohtaan Lisää > Teksti > Allekirjoitusrivi.
2. Kirjoita allekirjoittajan tiedot. Napsauta "Ok".
3. Napsauta asiakirjan allekirjoitusriviä. Siirry kohtaan Lisää > Kuva. Valitse kuva, joka sisältää allekirjoituksen.
4. Kopioi malli sähköpostiisi.
Jos haluat lisää mallivaihtoehtoja, voit ladata Microsoft Email Signature Galleryn tietokoneellesi.
Kuinka voin lisätä allekirjoituksen Wordiin ilmaiseksi?
Voit lisätä allekirjoituksen Wordiin ilmaiseksi skannerin tai puhelimen kameran avulla. Ota vain kuva käsinkirjoitetusta allekirjoituksestasi ja lataa se tietokoneellesi. Avaa Word-asiakirja ja lisää kuva "Lisää"-ominaisuuden avulla.
Toinen tapa tehdä se on asentaa lisäosia selaimeesi. Useimmat sähköisen allekirjoituksen laajennukset tarjoavat ilmaisen kokeilujakson. Muista vain peruuttaa tilauksesi ajoissa, muuten sinua veloitetaan seuraavassa laskutusjaksossa.
Kuinka allekirjoitan sähköisesti lomakkeen Wordissa?
Jos haluat allekirjoittaa lomakkeen sähköisesti Wordissa, voit käyttää sisäänrakennettuja ominaisuuksia. Voit tehdä sen seuraavasti:
1. Avaa lomake ja aseta osoitin allekirjoitusriville.
2. Valitse Lisää > Kuva.
3. Selaa tiedostojasi. Valitse kuva, joka sisältää allekirjoituksesi.
Muista, että sinun on ladattava kuva "märkäallekirjoituksestasi" ennen asiakirjan avaamista.
Voit myös käyttää lisäosaa lomakkeen sähköiseen allekirjoittamiseen. Etsi vain sellainen, joka on yhteensopiva MS Office -versiosi kanssa.
Jos lomake on PDF-muodossa, sinun on muutettava se Word-asiakirjaksi. Voit tehdä sen seuraavasti:
1. Avaa selaimesi ja kirjoita hakukoneeseen "pdf to word converter".
2. Napsauta yhtä tuloksista. Lataa PDF-tiedosto ja napsauta "Muunna".
3. Lataa tiedosto, kun prosessi on valmis.
Kuinka kirjoitan allekirjoitukseni Word-asiakirjaan?
Et voi kirjoittaa allekirjoitustasi Microsoft Word -asiakirjaan. Toisin kuin muut tekstinkäsittelyohjelmat, siinä ei ole sisäänrakennettua piirustustyökalua, jonka avulla voit tehdä sen. Jos haluat allekirjoituksesi näkyviin kirjoitettu, sinun on lisättävä se kuvana.
Tiettyjen lisäosien avulla voit kuitenkin allekirjoittaa asiakirjasi käyttämällä tietokoneen hiirtä. Voit esimerkiksi piirtää allekirjoituksesi Word-asiakirjaan PandaDocilla. Voit tehdä sen seuraavasti:
1. Avaa asiakirja PandaDocissa.
2. Napsauta "Allekirjoitus"-painiketta oikeanpuoleisessa paneelissa.
3. Kun sinulta kysytään, kuinka haluat lisätä allekirjoituksen, valitse "Piirrä".
4. Kirjoita nimesi asiakirjaan tietokoneen hiirellä.
Kuinka luon digitaalisen allekirjoituksen?
On olemassa useita lisäosia ja sovelluksia, joiden avulla voit luoda digitaalisen allekirjoituksen. Yksi suosituimmista on DocuSign. Se on yhteensopiva kaikkien Microsoft Office -sovellusten kanssa, mukaan lukien MS Word. Näin voit allekirjoittaa asiakirjat digitaalisesti DocuSignilla:
1. Kun joudut allekirjoittamaan asiakirjan digitaalisesti, saat yleensä sähköpostipyynnön. Kopioi URL-osoite ja avaa asiakirja DocuSignissa.
2. Hyväksy käyttöehdot.
3. Näkyviin tulee luettelo ohjetunnisteista. Suorita prosessi loppuun noudattamalla ohjeita huolellisesti.
Voit hyväksyä sanamme
Mitä tulee sähköisen allekirjoituksen luomiseen, MS Word jää hieman alle verrattuna Google Docsiin. Siinä on rajalliset sisäänrakennetut ominaisuudet. Se vaatii myös pääsyn skanneriin tai kameraan.
Onneksi Microsoft Office -sovellusten kanssa yhteensopivista sähköisen allekirjoituksen lisäosista ei ole pulaa. Joissakin laajennuksissa, kuten PandaDoc, on jopa mobiilisovelluksia saatavilla sekä iOS:lle että Androidille.
Mikä on mielestäsi paras tapa lisätä sähköinen allekirjoitus Word-asiakirjaan? Onko sinulla sovellus sähköiseen allekirjoittamiseen? Kommentoi alle ja kerro meille, onko olemassa parempi tapa allekirjoittaa Word-asiakirjoja digitaalisesti.
