Tarkistuslistat ovat erittäin kätevä tapa pitää kirjaa kohteista, tehtävistä tai vaiheista, jotka edellyttävät suorittamista. Ne tarjoavat yksinkertaisen visuaalisen muistutuksen siitä, onko kaikki tarvittava tehty vai ei. Yhdistä tämä Google-dokumenttien mukavuuteen, jota voit käyttää milloin tahansa (kunhan sinulla on Internet-yhteys), ja sinulla on loistava hallintatyökalu.
Tässä artikkelissa näytämme sinulle, kuinka voit luoda tarkistuslistan Google Docsissa, sekä muutamia oivalluksia toimivan tarkistuslistan tekemiseen.
Interaktiivisen tarkistuslistan tekeminen Google Docsissa
Tarkistuslistan luominen Google-dokumenttien avulla on hyvin yksinkertainen prosessi. Niin kauan kuin sinulla on jo käsitys asioista, jotka haluat sisällyttää luetteloon, vaiheet ovat melko helppoja. Jos haluat tehdä interaktiivisen tarkistuslistan Google-dokumenttien avulla, toimi seuraavasti:
- Avaa Google Docs -sovellus. Napsauta + ylävälilehdellä luodaksesi uuden asiakirjan.
- Napsauta ylävalikosta Muotoile.
- Vie hiiri Luettelomerkit ja numerointi päälle avattavassa valikossa.
- Vie hiiri luettelomerkityn luettelon päälle.
- Näkyviin tulee useita vaihtoehtoja, napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa vaihtoehtoa. Tämä on valintaruudun luettelomerkkiominaisuus.
- Huomaat, että luettelossasi on nyt selkeä valintaruutu edessä. Voit nyt kirjoittaa luettelon ensimmäisen kohdan.
- Enter-näppäimen painaminen luo automaattisesti uuden tyhjän valintaruudun. Täytä tarkistuslistasi.
- Tallenna asiakirja, kun olet valmis.
Olet nyt luonut interaktiivisen tarkistuslistan. Voit tulostaa sen ja käyttää sitä tavallisena tarkistuslistana tai avata sen digitaalisesti ja rastittaa nämä ruudut seuraavasti:
- Korosta tyhjä valintaruutu sen kohteen kohdalla, jonka haluat valita.
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella, jos käytät tietokonetta. Käytä Macissa ctrl + napsautus.
- Näkyviin tulee ponnahdusikkuna. Napsauta valintamerkkiä. Tämä muuttaa valintaruudun valintamerkiksi.
- Jos haluat valita useamman kuin yhden ruudun kerrallaan, voit korostaa useita valintaruutuja kerralla.
- Paina ctrl + z kumoaa muutoksen.
Google Docs Mobilen rajoitukset
Google Docsista on saatavilla mobiiliversio sekä Androidille että iOS:lle. Vaikka tässä versiossa on monia ominaisuuksia, siinä ei ole monia työpöytäversion muotoiluvaihtoehtoja. Tämä on kuitenkin mahdollista kiertää, sillä Google-dokumentteja voi käyttää verkkoselaimen kautta. Käytä vain mobiiliselainta ja avaa Google-dokumentit sieltä. Tämä on parempi vaihtoehto, etenkin käytettäessä Android-tabletteja tai iPadeja.
Google Sheetsin käyttäminen
Toinen sovellus, joka on muistettava tarkistuslistoja luotaessa, on Google Sheets. Siinä on sisäänrakennettu mahdollisuus tehdä todellisia valintaruutuja, jotka voidaan kytkeä päälle ja pois päältä yksinkertaisella napsautuksella. Voit luoda tarkistuslistan Google Sheetsin avulla seuraavasti:
- Avaa Google Sheets -sovellus.
- Korosta solut, joihin haluat myös lisätä valintaruudun. Voit tehdä tämän joko napsauttamalla ja vetämällä hiirtä tai valitsemalla yksittäisiä soluja pitämällä ctrl-näppäintä painettuna.
- Napsauta ylävalikosta Lisää,
- Napsauta valintaruutua pudotusvalikosta.
- Valintaruudun pitäisi nyt ilmestyä korostamiisi soluihin.
- Voit ottaa valintamerkin käyttöön tai poistaa sen käytöstä napsauttamalla valintaruutua.
- Täydennä luettelosi kirjoittamalla kunkin valintaruudun oikealla puolella olevat kohteet.
Google Sheets mobiililaitteille
Toisin kuin Google-dokumentit, valintaruututoimintoa voidaan silti käyttää Google Sheetsin mobiiliversiossa. Tämä voidaan tehdä seuraamalla näitä ohjeita:
- Avaa Google Sheets mobiililaitteille.
- Napsauta näytön oikeassa alakulmassa olevaa + -kuvaketta.
- Napauta Uusi laskentataulukko.
- Kuten työpöytäversiossa, korosta solut, joihin haluat lisätä valintaruudut.
- Napauta näytön oikeassa yläkulmassa kolmen pisteen kuvaketta.
- Napauta Data Validation ponnahdusvalikosta.
- Napauta Kriteerit-kohdan vieressä olevaa alanuolta.
- Napauta valintaruutua.
- Napauta oikeassa yläkulmassa Tallenna.
- Valituissa soluissa pitäisi nyt olla interaktiivisia valintaruutuja.
Mitä pitää mielessä tarkistuslistaa laadittaessa?
Kun luot tarkistuslistaa, sinun tulee pitää mielessä muutama seikka varmistaaksesi, että ne ovat tehokkaita. Alla on joitain asioita, jotka sinun tulee ottaa huomioon tarkistuslistaa tehdessäsi:
- Jos on noudatettava kronologisia vaiheita, varmista, että ne on lueteltu järjestyksessä. Muista myös mainita, että he tulee noudattaa kyseisessä järjestyksessä.
- Varmista, että kaikki, mitä pitäisi sisällyttää, on mukana, muuten tarkistuslista on merkityksetön.
- Edellisestä vinkistä poiketen varmista, että kaiken luettelossa olevan on oltava siellä.
- Tarkista irtisanomiset. Tämä on erityisen tärkeää tarkistuslistoissa. Kohteen luettelointi kahdesti aiheuttaa sekaannusta, kun toinen niistä on valittuna ja toinen ei.
- Jos luettelolla ei ole tiettyä järjestystä, yritä ryhmitellä asiat loogisesti. Tämä on erityisen hyödyllistä ostoslistoissa. Tuotteiden, kuten leivän ja juuston, luettelointi erikseen, kun ne ovat yleensä samoilla alueilla ruokakaupassa, johtaa vain turhaan perääntymiseen.
Muita usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuinka lisäät malleja Google-dokumentteihin?
Jos haluat lisätä mallin Google-dokumenttien malligalleriaan, sinulla on oltava G Suite -tili. Jos sinulla on henkilökohtainen Google-tili, voit silti luoda sellaisen teknisesti ilmaiseksi. Luo asiakirjasi Google Docsissa normaalisti ja tallenna se sitten nimellä Malli. Myöhemmin, jos haluat luoda uuden asiakirjan samaa muotoa käyttäen, avaa malliasiakirja ja muokkaa sitä tarvittaessa. Samaa mallimenetelmää voidaan käyttää Google Sheetsissä, Google Slidesissa ja Google Formsissa.
Kuinka määrität uuden Google-dokumentin?
Aina kun käynnistät Google Docsin, voit luoda uuden tyhjän asiakirjan napsauttamalla +-kuvaketta ylävälilehdellä. Voit myös käyttää esimuotoiltua asiakirjaa napsauttamalla Mallinegalleria ylemmän välilehden oikeasta yläkulmasta. Jos et näe tätä valikkoa, sinulla saattaa olla piilotettuja malleja. Voit palauttaa ne seuraavasti:
• Napsauta Google-dokumenttien kotivalikon vasemmassa yläkulmassa olevaa päävalikkokuvaketta. Tämä on kolmen rivin kuvake.
• Napsauta pudotusvalikosta Asetukset.
• Ota ponnahdusikkunan Mallit-kohdassa Näytä viimeisimmät mallit aloitusnäytöillä takaisin päälle.
• Napsauta OK.
Kuinka voin lisätä luettelon Google-dokumentteihin?
Toisen kohteen lisääminen tarkistuslistaan on yhtä helppoa kuin napsauttaa luettelon viimeistä kohdetta ja painaa sitten enter-näppäintä. Jos käytät valintaruutuja, Google-dokumenttien pitäisi luoda tyhjä ruutu sinulle automaattisesti. Tämän jälkeen voit täyttää listan tavalliseen tapaan. Jos haluat lisätä uuden kohteen luettelon keskelle, napsauta kohteen loppua juuri ennen vaihetta, johon haluat lisätä sen. Enter-painikkeella luodaan myös uusi valintaruutu.
Kuinka lisäät valintaruudut Google-dokumentteihin?
Jos käytät jo valintaruutua, luo uusi valintaruutu automaattisesti, kun painat enteriä aina, kun lopetat yhden luettelon kohteen. Muussa tapauksessa voit muotoilla uuden tarkistuslistan noudattamalla yllä olevia ohjeita.
Jos olet jo luonut luettelon ja haluat vain lisätä valintaruutuja, korosta koko luettelo. Napsauta ylävalikosta Muotoile, vie hiiri Luettelomerkit ja numerointi -kohdan ja sitten Luettelomerkityt luettelon päälle. Jos napsautat valintaruutujen muotoa oikeassa yläkulmassa, luettelon numeroista tulee valintaruutuja. Huomaa, että tämä poistaa kaikki numerot luettelostasi. Saatat joutua kirjoittamaan numerot takaisin yksitellen, jos tarvitset niitä.
Kuinka luot tarkistuslistan?
Tarkistuslistoja tarvitaan vain, jos sinun on pidettävä kirjaa tärkeistä vaiheista tai asioista, joita et muista itse. Jos kohteiden määrä on pieni tai vaiheet ovat täysin valinnaisia, tarkistuslistan käyttäminen ei ole välttämätöntä.
Näin ollen tarkistuslistaa luotaessa on jo itsestään selvää, että on olemassa vaiheita, jotka on sisällytettävä itse luetteloon. Katso yllä annetut tarkistuslistan luomista koskevat vinkit ja temput, jotta tiedät tärkeät asiat, jotka on pidettävä mielessä luetteloa luotaessa.
Tulostanko tarkistuslistani vai pidänkö sen digitaalisena?
Tämä riippuu siitä, mikä on sinulle kätevämpää. Jos voit säilyttää tarkistuslistan mobiililaitteella, tee niin. Useimmat ihmiset eivät koskaan lähde kotoa ilman puhelinta nykyään. Jos kynän ja paperin käyttö vaikuttaisi käytännölliseltä, ei ole mitään syytä olla tulostamatta sitä. Molempien samanaikaista tekemistä ei kuitenkaan suositella, koska kaksi identtistä listaa vain aiheuttavat sekaannusta ja kumoavat tarkistuslistan pisteen.
Kätevä hallintatyökalu
Muistilistan luominen Google Docsissa lisää kätevien hallintatyökalujen arsenaalia. Google-dokumenttien käyttömukavuus tarjoaa paljon toimintoja perinteiselle luettelontekoprosessille. Ei ole koskaan haittaa, jos käytössäsi on niin monta hyödyllistä keinoa, kun hoidat tärkeitä tehtäviä.
Tiedätkö muita tapoja luoda tarkistuslista Google-dokumenteissa? Jaa ajatuksesi alla olevassa kommenttiosiossa.
