Kun työskentelet Google Sheetin parissa eri yhteistyökumppaneiden kanssa, on erittäin tärkeää seurata kaikkia muutoksia. Näin jokainen voi hakea uutta tietoa ja pysyä ajan tasalla.
Muutosten seuranta ja hallinta Google Sheetsissa on melko yksinkertaista. On olemassa erilaisia tapoja tehdä se ottamalla käyttöön eri toimintoja tai käyttämällä lisäosaa. Tutkitaan niitä.
Seuraa muutoksia ottamalla ilmoitussäännöt käyttöön
Google Sheetsin "Ilmoitussäännöt" -ominaisuuden ansiosta saat aina tiedon dokumenttiin tehdyistä muutoksista. Kun otat sen käyttöön, saat sähköpostiviestejä aina, kun taulukkoon tulee muutoksia. Voit päättää, haluatko saada ilmoituksia aina, kun joku tekee muutoksen, vai yhteenvedon kaikista muokkauksista.
Katsotaanpa, miten tämä tehdään:
- Avaa tarvitsemasi arkki ja etsi "Työkalut".
- Vieritä alas ja napsauta "Ilmoitussäännöt".
- Valitse "Kaikki muutokset on tehty".
- Valitse seuraavaksi Ilmoita minulle…-kohdassa, haluatko sähköpostit heti vai päivittäisen tiivistelmän.
- Napsauta "Tallenna".
Seuraa muutoksia ottamalla versiohistoria käyttöön
Toinen hyödyllinen tapa seurata muutoksia Google Sheetsissä on ottaa Versiohistoria käyttöön. Tämä toiminto antaa yleiskatsauksen kaikista muokkauksista sekä yksityiskohdista, kuten kuka teki muutokset ja milloin. Voit tehdä sen seuraavasti:
- Avaa tarvitsemasi taulukko ja siirry kohtaan "Tiedosto".
- Valitse avattavasta valikosta "Versiohistoria" ja napsauta "Näytä versiohistoria".
Arkin oikealla puolella on palkki, joka näyttää toimittajien nimet eri väreillä. Nyt kaikki uudet muutokset korostetaan värillä, joka edustaa muutosten tehnyttä henkilöä.
Seuraa muutoksia Sheetgolla
Siellä on Sheetgo-niminen lisäosa, jonka avulla voit helposti seurata muutoksia Google Sheetsissäsi ja tuoda tiedot automaattisesti joka päivä. Ensin sinun on asennettava lisäosa. Sitten sinun tulee avata taulukko, jossa haluat seurata päivittäisiä muutoksia ja tarvittavat tiedot. Näin aloitat lisäosan käytön:
- Siirry kohtaan "Lisäosat".
- Valitse avattavasta valikosta "Sheetgo" ja sitten "Start".
- Palkki avautuu automaattisesti arkin oikealle puolelle.
Nyt kun olet tehnyt sen, katsotaan kuinka tuodaan tiedot nykyisestä taulukosta siihen, johon haluat seurata muutoksia.
- Siirry taulukkoon, johon haluat tuoda tiedot.
- Napsauta "Aloita yhteys" -painiketta ja sitten "Tuo tiedot".
- Voit nähdä erilaisia arkkeja, joten valitse tarvitsemasi.
- Kun napsautat sitä, näet "Asetukset" -vaihtoehdon.
- Laajenna "Asetukset" -välilehteä, niin näet erilaisia vaihtoehtoja.
Kun olet suorittanut nämä vaiheet, sinun on myös otettava käyttöön "Liitä tiedot" prosessin viimeistelemiseksi. Näin tekemällä lisäosa liittää tiedot automaattisesti aiemmin tuotujen tietojen alle. Sinun tulee myös valita "Ota siirtomuotoilu käyttöön", jotta molemmat arkit näyttävät samalta.
Voit nimetä yhteyden tulevia viittauksia varten. Automaattinen päivitys -osiossa voit päättää, kuinka usein ja milloin haluat tietojen tuonnin tapahtuvan. Kun otat tämän vaihtoehdon käyttöön ja valitset tietojen tuontitiheyden, saat päivittäiset päivitykset muutoksista.
Viimeistele prosessi napsauttamalla lopuksi "Valmis". Uudet tiedot liitetään nyt nykyisen alle päivittäin. Joka päivä kun avaat arkin, saat tuoretta tietoa, jonka avulla voit seurata muutoksia.
Tämä lisäosa on hyödyllinen, koska se vaatii vain kertaluonteisen yhteyden. Kun teet sen, voit seurata Google Sheetsisi muutoksia automaattisesti ja päivittäin.
merkintä: Voit päättää poistaa automaattisen päivityksen käytöstä tai muuttaa sitä, kuinka usein haluat tuoda tietoja. Katso yllä olevaa osaa, jos haluat tehdä sen.
Seuraa muutoksia ottamalla käyttöön "Ehdollinen muotoilu"
Muutosten visuaalinen esitys voi olla hyvin yksinkertainen tapa seurata kaikkia muokkauksia. Google Sheetsissä on mahdollisuus tehdä niin – sinun on vain otettava se käyttöön. Näin voit tehdä sen:
- Valitse kaikki tiedot (solut), joissa haluat käyttää ehdollista muotoilua.
- Siirry kohtaan "Format" ja etsi "Ehdollinen muotoilu".
- Avattavassa valikossa "Muotoilusäännöt" -kohdassa näkyy "Muotoile säännöt, jos...".
- Täällä sinun on valittava "Ei ole tyhjä".
- Seuraavaksi "Muotoilutyyli" -kohdasta voit valita kirjainten taustavärin tai fontin.
- Napsauta "Valmis".
Oletetaan, että valitset sinisen taustaväriksi. Jos henkilö syöttää tietoja tai tekee muutoksia muotoiltuihin soluihin, solu, jossa hän sen tekee, muuttuu siniseksi. Noin yksinkertaista!
Seuraa muutoksia ottamalla käyttöön "Soluhistoria"
Jos haluat seurata vain yhteen soluun tehtyjä muutoksia, voit tehdä sen ottamalla käyttöön uuden "Soluhistoria"-vaihtoehdon. Näin näet muutoksen tehneen yhteiskäyttäjän nimen ja muutoksen aikaleiman. Voit tehdä sen seuraavasti:
- Napsauta hiiren kakkospainikkeella solua ja napsauta "Näytä muokkaushistoria".
- Näet nuolet, joita voit siirtyä vasemmalta oikealle nähdäksesi muutokset.
Onnittelut!
Nyt sinulla ei ole ongelmia ottaa muutokset käyttöön Google Sheetsissa. On olemassa erilaisia menetelmiä tehdä se. Voit ottaa käyttöön "Ilmoitussäännöt", "Versiohistoria", "Ehdollinen muotoilu", "Soluhistoria" tai hankkia lisäosan, kuten Sheetgon.
Oletko kokeillut jotakin menetelmää aiemmin? Kumpi toimii sinulle parhaiten? Kerro meille alla olevissa kommenteissa.
