Monet organisaatiot vaativat työntekijöitä käyttämään Microsoftin Office-tuotepakettia, joka sisältää Outlookin. Meille, jotka ovat sen sijaan tottuneet Apple Mailiin, tämä voi olla haastava siirtymävaihe, mutta Outlook on itse asiassa vankka vaihtoehto!
Yksi pieni mutta tärkeä ero Apple Mailin ja Outlookin välillä on sovelluksen käyttö sokea hiilikopio (BCC) -ominaisuutta lähetettäessä sähköposteja. Kun lisäät vastaanottajan sähköpostin BCC-kenttään, tämä henkilö saa sähköpostin, mutta kukaan muu Vastaanottaja tai standardi CC -kentissä näkyy BCC-vastaanottajan sähköpostiosoite.
Piilokopion käytölle on monia syitä, kuten sähköpostien lähettäminen erilaisille ihmisryhmille (eli sama sähköposti lähetetään sekä perheelle että työtovereille), tietyn vastaanottajan sähköpostiosoitteen yksityisyyden suojaaminen ja sähköpostin otsikon pitäminen puhtaana tilanteissa, joissa vastaanottajien ei ole tärkeää tietää, kuka muu on saanut sähköpostin, kuten pienyritysten asiakkailleen lähettämät uutiskirjeet (vaikka sinun pitäisi luultavasti tutkia sähköpostimarkkinointipalveluita tämän kaltaisten asioiden suhteen).
Joten jos tämäntyyppinen ominaisuus on sinulle tärkeä, voit käyttää BCC:tä Outlook for Macissa seuraavasti.
Lisää BCC Outlook for Mac -sähköpostiviestiin
- Käynnistä Outlook for Mac ja napsauta uusi sähköposti -painiketta alla Koti -välilehti Outlookin ikkunan vasemmassa yläkulmassa.
- Kun uusi sähköpostiikkuna tulee näkyviin, valitse Vaihtoehdot -välilehti ikkunan yläosassa.
- Klikkaa BCC -kuvaketta työkalupalkissa. Harmaa tausta osoittaa, että se on kytketty päälle.
- Näet uuden BCC -kenttä ilmestyy kirjoitusikkunaan viereen Vastaanottaja ja CC.
- Lisää lopuksi haluamasi sähköpostiosoitteet BCC-kenttään. Kun sähköposti lähetetään, he saavat sen, mutta heidän sähköpostiosoitteitaan ei näytetä muille vastaanottajille.
Kaksi huomautettavaa asiaa: Ensinnäkin tämä BCC-kytkin pysyy päällä, kunnes päätät poistaa sen käytöstä päinvastaisella tavalla edellä mainitut vaiheet, joten tämä vaihtoehto on käytössä kaikissa tulevissa kirjoittamissasi viesteissä. Toiseksi, monet ihmiset ovat saaneet sen vaikutelman, että sinun on laitettava osoite Vastaanottaja-kenttään voidaksesi käyttää BCC-osoitetta, ja se ei ole totta. Jos haluat, voit laittaa kaikki, joille lähetät, sokeakopio-kenttään, ja viesti toimitetaan hyvin.
Tiedäthän vain… käytä tätä voimaa hyvään, ei pahaan. Jos lähetät sadan henkilön luetteloon tai johonkin muuhun, varsinkin jos sähköpostisi on liiketoiminnallinen eikä henkilökohtainen, älä käytä oikeuksia väärin käyttäessäsi BCC:tä Outlookissa. Jos teet näin, on parempi käyttää joukkosähköpostipalvelua tarjotaksesi vastaanottajille helppo tapa kieltäytyä viesteistäsi!
