Google-dokumentit on loistava ilmainen tekstieditori, ja koska se on osa Googlen ekosysteemiä, se on myös loistava yhteistyö muiden Google-käyttäjien kanssa.
Google Docsissa työskennellessäsi on kuitenkin erittäin tärkeää, että pysyt uskomattoman järjestyksessä. Jos et, voit menettää tärkeitä asiakirjoja ja tuhlata aikaa sellaisten asioiden etsimiseen, jotka olisit voinut löytää heti.
Google-dokumenttien järjestämisen helpottamiseksi haluat käyttää kansioita. Voit käyttää niitä järjestämiseen työpaikan, konseptin, luokan ja muun mukaan. Google-dokumentit ei kuitenkaan voi itse luoda kansioita. Sen sijaan luot niitä itse asiassa Google Drivessa.
Tässä oppaassa näytämme sinulle, kuinka voit luoda kansion Google Driveen Google-dokumenttien järjestämistä varten.
Kuinka tehdä kansio Google Docsissa
Voit luoda kansion suoraan Google Docsin dokumentista tai siirtyä Google Driveen ja luoda uuden kansion. Molemmat vaihtoehdot vaativat vain muutaman vaiheen, joten parempi vaihtoehto riippuu täysin henkilökohtaisista mieltymyksistäsi.
Luo kansio Google Docsissa
Jos olet Google Docs -asiakirjassa, voit siirtyä asiakirjan otsikon vieressä olevaan kansionäppäimeen. Sieltä sinulle annetaan mahdollisuus nimetä uusi kansio tai lisätä asiakirja olemassa olevaan. Jos haluat lisätä olemassa olevaan kansioon, napsauta määritettyä kansiota ja valitse "Siirrä", jolloin asiakirja sijoitetaan digitaaliseen säilytystilaan.
Voit luoda uuden kansion napsauttamalla kansiokuvaketta ikkunan vasemmassa alakulmassa, kirjoittamalla uuden kansion nimi, vahvistamalla valintaruudun ja napsauttamalla sitten "Siirrä tänne".
Luo kansio Google Driveen
Kun olet Google Drivessa, mutta et missään tietyssä asiakirjassa, olet kaikkien tiedostojesi luettelossa. Järjestä ne siirtymällä vasemmasta yläkulmasta ja valitsemalla Uusi-painike. Valitse avattavasta luettelosta "Kansio". Nimeä kansio, niin se näkyy asiakirjaluettelossasi.
Luettelo sijoittaa kansiot ylemmäs kuin tiedostot, joten pidä se mielessä. Tässä valikossa sinulla on muutamia erilaisia järjestelyvaihtoehtoja. Voit vetää tietosi kansioiden päälle ja se sijoittaa ne sinne. Tai voit napsauttaa tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valita "Siirrä", jolloin saat luettelon kansioista, joihin voit siirtää asiakirjan.
Molemmat ovat uskomattoman nopeita, ja jokainen tapa tekee juuri sen, mitä tarvitset: järjestää tiedostot ja asiakirjat.
Google Drive -kansioiden hallinta
Voit siirtää kansioita alikansioihin, poistaa niitä ja paljon muuta. Voit hallita kansiota napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla haluamasi vaihtoehdon tuloksena olevasta avattavasta valikosta.
Kansiot helpottavat myös dokumenttiryhmien jakamista muiden käyttäjien kanssa. Sen sijaan, että jakaisit jokaisen tiedoston yksinään, voit luoda kansion, johon voit kasata erilaisia asiakirjoja ja antaa muiden hallita sitä. Jakamalla linkin käyttäjät, joilla on käyttöoikeudet, voivat ladata uusia asiakirjoja, käyttää muita ja paljon muuta.
Lopulliset ajatukset
Nyt kun tiedät kuinka järjestää Google Drive -tiedostosi, varmista, että käytät jonkin aikaa löytääksesi sinulle parhaan prosessin. Jotkut ihmiset pitävät erilaisista kansioista kaikelle, kun taas toiset haluavat koota suuret ryhmät yhteen kansioon, jossa on alikansioita.
Joka tapauksessa Google Driven fantastinen organisaatiojärjestelmä tarjoaa sinulle työkalut työn jatkamiseen sen sijaan, että vietät aikaa erilaisten asiakirjojen ja tiedostojen etsimiseen.
